პირველი გაცნობის ბიზნეს კორესპონდენციის შეიძლება მიიღოს შთაბეჭდილება, რომ ეს ძალიან რთულია სისტემა. სინამდვილეში, სხვადასხვა ტიპის ბიზნეს წერილები ორგანულად შეესაბამება ინდივიდუალური საჭიროებების ურთიერთქმედებას.
თანამშრომლობის წერილი თანამშრომლობის შესახებ
პირველი ხიდი შესაძლო მომავალ პარტნიორებს შორის, როგორც წესი, თანამშრომლობის შესახებ საქმიანი წერილია. ორი ფირმის წარმომადგენლები უკვე გაეცნენ და დაიწყებენ წინასწარ მოლაპარაკებებს, მაგრამ ოფიციალური კონტაქტი იქნება თანამშრომლობის შესახებ.
ამ დოკუმენტისთვის მნიშვნელოვანი რაოდენობა:
- მიმართვა კონკრეტულ პირს;
- მითითება ამ ფირმის შესახებ ინფორმაციის ან წყაროს შესახებ;
- საკითხის არსის შინაარსი;
- მაგიდები, ფასები და სხვა დამატებითი ინფორმაცია არის უკეთესი განაცხადის გაგზავნა.
შეხვედრის საქმიანი წერილი
წარმატების შემთხვევაში, მომდევნო ნაბიჯი იქნება საქმიანი შეხვედრა. ამ ტიპის ბიზნეს წერილებს შეუძლიათ შეამცირონ მოლაპარაკებების შუალედური ეტაპების რაოდენობა და მოახდინონ მომავალი შეხვედრის წარმატება. დაინტერესებულმა მხარემ უნდა დაფიქრდეს დეტალებზე ყველაზე პატარა დეტალებზე:
- რეგლამენტი;
- დღის წესრიგი;
- განიხილავს საკითხების განხილვას;
- გამოიკვეთოს ის ძირითადი საკითხები, რომლებიც შეიძლება წარმოიშვას პროცესში;
- მომზადდეს საინფორმაციო პროგრამები, რომელიც მიზანშეწონილია მეორე მხარეს წაიკითხოს შეხვედრის დაწყებამდე.
ასეთი გონივრული ბიზნეს წერილი ხელს შეუწყობს გაუგებრობების თავიდან აცილებას, შეუსაბამობებს, სხვა უსიამოვნო მომენტებს, რომლებმაც შეიძლება გავლენა მოახდინონ მოლაპარაკებების შედეგებზე. მოლაპარაკებების შედეგებზე დაყრდნობით, შეხვედრაზე კიდევ ერთი ბიზნეს წერილია დაწერილი, მაგრამ უკვე მიღწეული შედეგების შესახებ ანგარიშის სახით. იგი ემსახურება იგივე მიზანს: დარწმუნდით, რომ პარტნიორები სწორად ლაპარაკობენ შეთანხმებებზე. მეორე მხარე მიიწვევა შეხვედრის ოქმების დასადასტურებლად ან ცვლილებების შეტანის მიზნით, როგორც წესი, ერთი დღით.
სხვა სახის საქმიანი მიმოწერა
უკვე ჩამოყალიბებული ურთიერთობები, ხშირად, ამ ტიპის ბიზნეს წერილები, როგორიცაა ბიზნეს წერილი მოთხოვნა და, შესაბამისად, წერილი საპასუხოდ. ნებისმიერი ცვლილების განხორციელებისას, ან დამატებითი ინფორმაციის საჭიროების შემთხვევაში, ერთი ფირმა გაუგზავნის სხვა თხოვნას.
არსებული საქმიანი ურთიერთობების შესანარჩუნებლად ან ახალი ჩამოყალიბების მიზნით, ასეთი სახის საქმიანი ასოები, როგორც ბიზნეს წერილი-მოწვევა და საქმიანი სარეკლამო წერილი. ფირმას შეუძლია ორგანიზება გაუწიოს კონფერენციას, საგამოფენო, სემინარს და ა.შ. და მოიწვიოს ნამდვილი და პოტენციური პარტნიორები, მენეჯერის ან მთელი გუნდის პირისპირ. ეს უფრო იაფი იქნება გაყიდვების წერილის გაგზავნისთვის, მაგრამ მისგან დაბრუნება გაცილებით დაბალია.
ბიზნეს ეტიკეტი ითვალისწინებს მადლიერების წერილს საპასუხოდ ან სხვა თანამშრომლის მოთხოვნის შესრულების საპასუხოდ.
ზოგიერთი სახის საქმიანი მიმოწერა შესაძლოა უფრო რთული იყოს. ესენია:
- უარის თქმის საქმიანი წერილი;
- ბიზნესის წერილი ბოდიშის მოხდა;
- ბიზნეს წერილობითი მოთხოვნა;
- ბიზნეს წერილი თხოვნა
ამ დოკუმენტებში განსაკუთრებით მნიშვნელოვანია კეთილგანწყობილი და ღირსეული ტონის შენარჩუნება. რაც შეეხება მოთხოვნის წერილს, მაშინ ბიზნეს ეთიკის წესების თანახმად, ხსენებული ფორმულირება გამოიყენება იმ შემთხვევაშიც კი, როდესაც ცხოვრებაში მოთხოვნა იქნება.
რა უნდა ვეძებოთ ბიზნეს კორესპონდენციაში:
- ნებისმიერი საქმიანი წერილის მნიშვნელოვანი მომენტი არის კონკრეტული პირის მიმართვა, სრული სახელი, პოზიცია, კომპანიის სახელი;
- მიუხედავად იმისა, თქვენ წერთ ელექტრონულ ბიზნეს წერილს ან ქაღალდს - ეს უნდა იყოს კომპანიის წერილობითი ფორმით ყველა რეკვიზიტთან;
- ეთიკა, სისწორე და პატივისცემა - ერთადერთი მისაღები ტონი ბიზნეს წერილებისათვის.
- წერილი უნდა იყოს შენარჩუნებული მშრალი, საქმიანი სტილით - უმჯობესია, ემოციური მორიგების თავიდან აცილება ჩვეულებრივი სიტყვისაგან.
ბიზნეს წერილში, რომელიც დაწერილია ამ ნიუანსებთან, გახდის უკეთესი შთაბეჭდილება თქვენს გამგზავნი. და ბიზნეს სამყაროში, ეს ხელს შეუწყობს მარჯვენა კარი.